La réponse est simple : installer le logiciel PDFCreator !    

Ce logiciel va installer une imprimante virtuelle "PDFCreator" et pour créer un fichier PDF , il suffit «d'imprimer» un document sur cette imprimante virtuelle... Rien de plus simple !

Concrètement, à partir de toute application installée sous Windows et qui permet, en règle générale, de faire des impressions des documents créés ou visualisés, il sera désormais possible d'obtenir un fichier au format PDF à la place d'une impression classique sur papier.

Comment l'installer ?

Remarques préalables :

La version 0.9.3 de PDFCreator n'était pas compatible avec Windows Vista mais c'est de l'histoire ancienne... La version 0.9.5 a corrigé cela début 2008.

La version actuelle (du 16/05/2009) est la 0.9.8. Mais en fait, à quoi bon vouloir l'utiliser sous Vista ou tout autre version de Windows ? Puisque l'on peux très facilement choisir d'installer Linux et que cette fonctionnalité est généralement incluse ou très facilement installée via cups-pdf...

Si vous n'avez pas l'habitude d'installer des programmes sous Windows et que vous hésitez à vous lancer, je vous suggère de télécharger un bon petit tutoriel sur l'installation de ce logiciel qui se trouve à l'adresse suivante
► http://www.framasoft.net/IMG/pdf/pdf_gratuit_PDFCreator.pdf

Notez bien qu'il est basé sur la version 0.7.1 de PDFCreator... Il y donc peut-être quelques petites différences avec la version actuelle, la 0.9.8. Notamment le fait que le fichier de la langue française est déjà inclus dans le pack d'installation et qu'il n'est donc plus nécessaire de l'installer à la main... Mais ce tutoriel peut néanmoins vous être utile d'autant plus que sa troisième partie est consacrée à la "Configuration et utilisation de PDFCreator" !  

Installation :

1) Télécharger le logiciel sur le site de PDFCreator et l'enregistrer sur votre disque dur.

• Ici, vous avez un accès direct au téléchargement 

• Ou alors, rendez-vous sur la page "download" du site officiel de PDFCreator
  ► http://en.pdfforge.org/download

2) "Exécuter" le programme d'installation. 

• Double clic sur le fichier "PDFCreator-0_9_8_setup.exe" que vous venez de télécharger.

• Suivre la procédure "normale" d'installation qui convient dans la majorité des cas... Il suffit d'accepter les options sélectionnées et d'avancer dans la fenêtre de dialogue jusqu'à la fin de l'installation ! (Voir éventuellement le tutoriel dont j'ai parlé ci-dessus.)

Fonctionnement :

Si vous aller dans le "Panneau de configuration", puis dans "Imprimantes et télécopieurs", vous remarquerez la présence d'une nouvelle imprimante "PDFCreator" !

La façon la plus simple de procéder pour créer un fichier PDF est de sélectionner cette imprimante "PDFCreator" lors de "l'impression" de votre document.

Pour ce faire, vous devez imprimer votre document en passant par le menu "Fichier" => "Imprimer" de votre logiciel. (Généralement, le raccourcis est Ctrl+P)

Notez bien qu'avec la configuration par défaut de plusieurs logiciels, tels MS Word ou MS Excel, si vous lancez une impression en cliquant sur l'icône "Imprimante" qui se trouve dans la barre d'outil du logiciel, cela envoie une impression directement sur l'imprimante qui est sélectionnée comme "Imprimante par défaut" et vous obtiendrez alors une impression papier...

Au contraire, lorsque vous passez par le menu, vous avez une boite de dialogue qui s'ouvre et qui permet éventuellement de modifier les paramètres par défaut de l'imprimante avant d'envoyer l'impression. C'est là qu'il faut sélectionner l'imprimante nommée "PDFCreator" en remplacement de votre imprimante par défaut.

PDFCreator vous demande ensuite de valider un première boite de dialogue avec diverses options. Elle vous permettra éventuellement de corriger le titre du document. => Attention : il s'agit ici du titre du document tel qu'il est stocké à "l'intérieur" du fichier PDF.

Ensuite, la deuxième  boite de dialogue va vous permettre de choisir l'endroit ou votre fichier PDF sera enregistré. Je vous suggère de créer un dossier "PDF" à la racine de votre dossier "Mes documents". Vous pourrez ainsi toujours très facilement retrouver vos "impressions" PDF ! Mais rien ne vous empêche de sélectionner le répertoire où vous souhaitez enregistrer le fichier au cas par cas...

Voilà ! C'est aussi simple que cela ! 

Liens : La fiche de PDFCreator sur Framasoft